Het ADMR-netwerk heeft meerdere tienduizenden werknemers in Frankrijk in dienst. Om de thuisinterventies te coördineren, steunt het hele netwerk op Philia, een interne webportal die is gewijd aan het beheer van planningen en het volgen van prestaties. Nieuwe medewerkers ontdekken dit hulpmiddel al in hun eerste dagen, vaak zonder uitgebreide training, en moeten zich er toch snel in kunnen vinden om hun taken uit te voeren.
Continue update van de Philia-planning: wat dit dagelijks verandert
Verschillende ADMR-verenigingen hebben het wekelijkse papieren planningssysteem verlaten ten gunste van een continue update rechtstreeks in Philia. Annulering van een interventie, last-minute vervanging, tijdsverschuiving: elke wijziging wordt in realtime ingevoerd door de sectorverantwoordelijke en verschijnt onmiddellijk op het scherm van de medewerker.
Voor een nieuwe medewerker vereist deze logica van continue stroom een specifieke gewoonte: het raadplegen van de planning aan het begin van de dag is niet meer voldoende. Een controle voor elke verplaatsing wordt de reflex die vanaf de eerste week moet worden verankerd. Zonder dit is het risico dat men zich presenteert bij een cliënt wiens interventie is uitgesteld, of dat men een last-minute toevoeging mist.
Concreet raadt een gids voor sectorverantwoordelijken de teams aan om de Philia-notificaties in te stellen om een waarschuwing te ontvangen bij elke wijziging van de planning die hen aangaat. Voor degenen die de Philia ADMR-planning effectief willen gebruiken vanaf de indiensttreding, is deze stap van instellen de eerste die niet mag worden verwaarloosd.
Toegangsrechten en vertrouwelijkheid in Philia ADMR
Een punt dat zelden wordt behandeld in algemene handleidingen betreft de fijne afstemming van de toegangsrechten tot de planning. Elke werknemer ziet niet hetzelfde in Philia. Een thuisintervenant heeft toegang tot zijn eigen planning en de dossiers van de cliënten die aan hem zijn toegewezen, maar niet tot de planningen van zijn collega’s of de algemene administratieve gegevens van de vereniging.
Deze scheiding is niet onbelangrijk. Ze voldoet aan vertrouwelijkheidsverplichtingen met betrekking tot de persoonlijke gegevens van de cliënten (gezondheidstoestand, niveau van autonomie, contactgegevens). Het beheer van de correcties van de tijdregistratie en de traceerbaarheid van de uitwisselingen in Philia zijn punten waar sectorverantwoordelijken steeds meer op letten.
Wat dit betekent voor een nieuwe intervenant
Bij de indiensttreding worden de Philia-inloggegevens toegewezen door de lokale vereniging, niet door de werknemer zelf. Het initiële wachtwoord is tijdelijk en moet bij de eerste aanmelding worden gewijzigd. Als de toegang wordt geweigerd of als bepaalde cliëntendossiers niet verschijnen, is dit meestal een probleem van nog niet geactiveerde rechten door de verantwoordelijke, en geen technische bug.
- Controleren of de sectorverantwoordelijke de toegangsrechten voor de toegewezen cliënten correct heeft geactiveerd, anders ziet men een lege planning bij de aanmelding.
- De inloggegevens nooit delen met een collega, zelfs niet in geval van urgente vervanging: elke wijziging van de planning wordt getraceerd en tijdgestempeld per gebruikersaccount.
- Onmiddellijk elke inconsistentie tussen de weergegeven planning en de per telefoon ontvangen instructies melden, aangezien de Philia-historie geldt in geval van een geschil over de uren.
Philia ADMR op smartphone: technische beperkingen om te kennen
De Philia-portal is toegankelijk via een webbrowser, ook op mobiele telefoons. Echter, het is geen native applicatie die gedownload kan worden uit een winkel. De raadpleging gebeurt via de browser van de smartphone, wat enkele praktische beperkingen met zich meebrengt die nieuwe medewerkers vaak op het terrein ontdekken.
De weergave op een klein scherm is niet altijd geschikt, met name voor de tabellen van de wekelijkse planning. Sommige verenigingen raden aan om de liggende modus van de telefoon te gebruiken voor een betere leesbaarheid. De ervaringen op het terrein verschillen over de soepelheid van de navigatie, afhankelijk van de telefoontoestellen en de kwaliteit van de internetverbinding in landelijke gebieden, waar veel ADMR-werknemers actief zijn.
Werking zonder verbinding
Philia biedt geen offline modus. Als de internetverbinding ontbreekt (witte zone, netwerkstoring), is de planning niet raadpleegbaar. De gangbare praktijk is om aan het begin van de dag een screenshot van de planning te maken, met in gedachten dat elke latere wijziging pas zichtbaar zal zijn zodra de verbinding is hersteld.
Deze technische beperking wordt zelden vermeld tijdens de integratie. Ze verdient echter wel anticipatie, vooral voor de intervenanten die gebieden in Auvergne-Rhône-Alpes of andere zones dekken waar de netwerkdekking ongelijk is.
Interventie-uren en tijdregistratie in Philia ADMR
Het volgen van de uren is de andere centrale functie van Philia voor een intervenant. Elke interventie wordt geregistreerd met zijn tijden, en de correcties van de tijdregistratie moeten altijd via de sectorverantwoordelijke. Een werknemer kan zelf geen goedgekeurde aankomst- of vertrektijd wijzigen.
Dit validatiesysteem met twee niveaus (invoer door de intervenant, correctie door de verantwoordelijke) genereert soms afwijkingen tussen de daadwerkelijk gewerkte uren en de uren die in Philia worden weergegeven. Nieuwe medewerkers doen er goed aan om hun werkelijke uren onafhankelijk te noteren in de eerste weken, terwijl ze de werking van de tijdregistratie onder de knie krijgen.
- Voer je uren in op de dag zelf van de interventie om vergeten en onnauwkeurigheden aan het einde van de week te voorkomen.
- In geval van een afwijking tussen de geplande planning en de daadwerkelijke interventie (cliënt afwezig, interventie verlengd), de sectorverantwoordelijke op de hoogte stellen vóór de validatie van de tijdregistratie.
- Regelmatig het maandelijkse overzicht van de uren in Philia raadplegen om elke fout te detecteren vóór de uitgave van de loonstrook.
De Philia ADMR-planning is op zich geen complex hulpmiddel, maar de werking ervan berust op specifieke reflexen: frequente raadpleging, instelling van notificaties, nauwkeurigheid bij de tijdregistratie. De eerste weken van gebruik zijn de periode waarin deze gewoonten zich vormen, en waarin de meeste te vermijden fouten zich voordoen.