Das ADMR-Netzwerk beschäftigt mehrere Zehntausend Mitarbeiter auf dem französischen Territorium. Um die Einsätze zu Hause zu koordinieren, stützt sich das gesamte Netzwerk auf Philia, ein internes Webportal, das der Planung und Nachverfolgung der Dienstleistungen gewidmet ist. Die neuen Mitarbeiter entdecken dieses Tool bereits in ihren ersten Tagen, oft ohne umfassende Schulung, und müssen sich dennoch schnell darin zurechtfinden, um ihre Aufgaben zu erfüllen.
Kontinuierliche Aktualisierung des Philia-Plans: was sich im Alltag ändert
Mehrere ADMR-Vereine haben das wöchentliche Papierplanungssystem zugunsten einer kontinuierlichen Aktualisierung direkt in Philia aufgegeben. Stornierung eines Einsatzes, kurzfristiger Ersatz, Zeitverschiebung: Jede Änderung wird in Echtzeit vom zuständigen Bereichsleiter eingegeben und erscheint sofort auf dem Bildschirm des Mitarbeiters.
Für einen neuen Mitarbeiter erfordert diese Logik des kontinuierlichen Flusses eine präzise Gewohnheit: Die Planung zu Beginn des Tages zu konsultieren, reicht nicht mehr aus. Eine Überprüfung vor jedem Einsatz wird zur Gewohnheit, die bereits in der ersten Woche verankert werden sollte. Andernfalls besteht das Risiko, bei einem Leistungsempfänger zu erscheinen, dessen Einsatz verschoben wurde, oder eine kurzfristige Ergänzung zu verpassen.
Konkreter empfiehlt ein Leitfaden für die Bereichsleiter, dass die Teams die Philia-Benachrichtigungen so einstellen, dass sie bei jeder Änderung der betreffenden Planung eine Benachrichtigung erhalten. Für diejenigen, die den Philia ADMR-Plan effektiv ab der Einstellung nutzen möchten, ist dieser Einstellungsprozess der erste, den man nicht vernachlässigen sollte.
Zugriffsrechte und Vertraulichkeit in Philia ADMR
Ein Punkt, der in allgemeinen Tutorials selten angesprochen wird, betrifft die feine Einstellung der Zugriffsrechte auf die Planung. Jeder Mitarbeiter sieht nicht dasselbe in Philia. Ein Hausbesucher hat Zugriff auf seinen eigenen Plan und die Akten der ihm zugewiesenen Leistungsempfänger, jedoch nicht auf die Pläne seiner Kollegen oder auf die allgemeinen Verwaltungsdaten des Vereins.
Diese Abgrenzung ist nicht unerheblich. Sie erfüllt die Vertraulichkeitsanforderungen im Zusammenhang mit den personenbezogenen Daten der Leistungsempfänger (Gesundheitszustand, Autonomiestufe, Kontaktdaten). Die Verwaltung von Korrekturen der Stundenerfassung und die Nachverfolgbarkeit der Austauschvorgänge in Philia gehören zu den Punkten, auf die die Bereichsleiter zunehmend achten.
Was das für einen neuen Mitarbeiter bedeutet
Bei der Aufnahme der Tätigkeit werden die Philia-Zugangsdaten von dem örtlichen Verein vergeben, nicht vom Mitarbeiter selbst. Das anfängliche Passwort ist temporär und muss bei der ersten Anmeldung geändert werden. Wenn der Zugriff verweigert wird oder bestimmte Akten der Leistungsempfänger nicht angezeigt werden, liegt das in der Regel an noch nicht aktivierten Rechten durch den Verantwortlichen und nicht an einem technischen Fehler.
- Überprüfen, ob der Bereichsleiter die Zugriffsrechte für die zugewiesenen Leistungsempfänger aktiviert hat, da sonst beim Anmelden ein leerer Plan angezeigt wird.
- Die Zugangsdaten niemals mit einem Kollegen teilen, auch nicht im Falle eines dringenden Ersatzes: Jede Planänderung wird benutzerbezogen protokolliert und zeitgestempelt.
- Unverzüglich jede Inkonsistenz zwischen dem angezeigten Plan und den telefonisch erhaltenen Anweisungen melden, da der Philia-Verlauf im Streitfall über die Stunden maßgeblich ist.
Philia ADMR auf dem Smartphone: technische Grenzen, die zu beachten sind
Das Philia-Portal ist über einen Webbrowser zugänglich, auch auf Mobiltelefonen. Allerdings <strong handelt es sich nicht um eine native Anwendung, die im Store heruntergeladen werden kann. Die Konsultation erfolgt über den Browser des Smartphones, was einige praktische Einschränkungen mit sich bringt, die neue Mitarbeiter oft im Einsatz entdecken.
Die Anzeige auf dem kleinen Bildschirm ist nicht immer optimal, insbesondere für die wöchentlichen Planungstabellen. Einige Vereine empfehlen, den Querformatmodus des Telefons für eine bessere Lesbarkeit zu verwenden. Die Rückmeldungen aus dem Einsatz variieren hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit der Navigation je nach Telefonmodell und der Qualität der Internetverbindung in ländlichen Gebieten, in denen viele ADMR-Mitarbeiter tätig sind.
Offline-Funktionalität
Philia bietet keinen Offline-Modus an. Wenn die Internetverbindung fehlt (weiße Zone, Netzwerkstörung), ist die Planung nicht einsehbar. Die gängige Praxis besteht darin, zu Beginn des Tages einen Screenshot des eigenen Plans zu machen, wobei man im Hinterkopf behalten sollte, dass alle späteren Änderungen erst sichtbar sind, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist.
Diese technische Einschränkung wird während der Einarbeitung selten erwähnt. Sie sollte jedoch antizipiert werden, insbesondere für Mitarbeiter, die in Regionen wie Auvergne-Rhône-Alpes oder in anderen Gebieten mit unzureichender Netzabdeckung tätig sind.
Einsatzzeiten und Stundenerfassung in Philia ADMR
Die Nachverfolgung der Stunden ist die andere zentrale Funktion von Philia für einen Mitarbeiter. Jeder Einsatz wird mit seinen Zeiten erfasst, und Korrekturen der Stundenerfassung müssen zwingend über den Bereichsleiter erfolgen. Ein Mitarbeiter kann selbst keine bestätigte Ankunfts- oder Abfahrtszeit ändern.
Dieses Validierungssystem auf zwei Ebenen (Eingabe durch den Mitarbeiter, Korrektur durch den Verantwortlichen) führt manchmal zu Abweichungen zwischen den tatsächlich geleisteten Stunden und den in Philia angezeigten. Neue Mitarbeiter sollten in den ersten Wochen ihre tatsächlichen Zeiten unabhängig notieren, um den Umgang mit der Stundenerfassung zu erlernen.
- Die Stunden am Tag des Einsatzes eingeben, um Vergessen und Ungenauigkeiten am Ende der Woche zu vermeiden.
- Bei Abweichungen zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Einsatz (Leistungsempfänger abwesend, Einsatz verlängert) den Bereichsleiter vor der Validierung der Stundenerfassung informieren.
- Regelmäßig die monatliche Zusammenfassung der Stunden in Philia einsehen, um Fehler vor der Erstellung der Gehaltsabrechnung zu erkennen.
Der Philia ADMR-Plan ist an sich kein komplexes Werkzeug, aber sein Betrieb beruht auf präzisen Reflexen: häufige Konsultation, Einstellung der Benachrichtigungen, Genauigkeit bei der Stundenerfassung. Die ersten Wochen der Nutzung sind die Zeit, in der sich diese Gewohnheiten bilden und in der die meisten vermeidbaren Fehler auftreten.