Een werknemer die ergens anders tekent, heeft enkele dagen, soms enkele uren, om te recupereren wat van hem is op de servers van zijn voormalige werkgever. Na deze termijn wordt de professionele e-mail afgesloten, kan de toegang tot de digitale kluis veranderen en worden sommige documenten moeilijk te verkrijgen. Weten wat te downloaden, in welke volgorde en op welk medium maakt het verschil tussen een soepele overgang en maanden van opvolging bij HR.
Professionele e-mail en AVG: wat u kunt eisen voordat u vertrekt
De meeste gidsen over het veranderen van werkgever richten zich op loonstroken of de arbeidsovereenkomst. Vaak wordt vergeten dat de professionele mailbox ook even nuttige documenten bevat: bevestigingen van trainingen, uitwisselingen over de jaarlijkse doelstellingen, ontvangstbewijzen van documenten die naar HR zijn gestuurd.
Sinds een arrest van de Hoge Raad van 18 juni 2025 (nr. 23-19.022) worden e-mails die zijn verzonden of ontvangen via de professionele e-mail gekwalificeerd als persoonsgegevens in de zin van de AVG. Concreet kan men een recht van toegang uitoefenen op de berichten die ons aangaan, ook na het vertrek uit het bedrijf.
De CNIL herinnert eraan dat het nominatieve e-mailadres moet worden verwijderd na het vertrek van de werknemer, met voorafgaande informatie over de sluitingsdatum. Met andere woorden, het behouden van uw professionele e-mail na het einde van het contract is geen optie. Men moet anticiperen: nuttige e-mails (attesten, validaties van vaardigheden, uitwisselingen met betrekking tot de beloning) naar een persoonlijk adres overdragen vóór de afsluiting.
Voor degenen die platforms zoals myPrimobox gebruiken, is de vraag ook relevant. Weten hoe u uw documenten kunt behouden bij een verandering van werkgever vereist een controle van de toegang: sommige digitale kluizen blijven gekoppeld aan de werknemer, andere aan de werkgever.
Persoonlijk dossier en HR-documenten: het recht van toegang van de werknemer
Het persoonlijk dossier verzamelt de stukken die de werkgever over elke werknemer bewaart: arbeidsovereenkomst, aanvullingen, evaluatieformulieren, geschiktheids- of ongeschiktheidsverklaringen, ziekteverlof, eventuele disciplinaire brieven. We denken daar niet altijd aan, maar dit dossier blijft op aanvraag toegankelijk, zelfs na vertrek.
Het hof van beroep in Parijs (23 maart 2023, nr. 21/09288) heeft bevestigd dat het recht van toegang onder de AVG alle elementen van het persoonlijk dossier dekt: carrière, beloning, evaluaties.
Welke documenten prioriteit geven bij het recupereren
- De loonstroken van de gehele werkperiode, inclusief de rectificerende loonstroken, die zullen dienen voor de berekening van de pensioenrechten en de reconstructie van de carrière
- Het werkcertificaat en de attestatie van Pôle emploi (France Travail), die verplicht door de werkgever aan het einde van het contract moeten worden verstrekt
- De verslagen van jaarlijkse en professionele gesprekken, nuttig om een niveau van verantwoordelijkheid te rechtvaardigen of om een andere functie elders te onderhandelen
- De eindafrekening en het bijbehorende ontvangstbewijs, dat de bedragen formaliseert die bij het beëindigen van het contract zijn betaald
We merken op dat de reacties variëren over de eenvoud van het verkrijgen van deze stukken: sommige HR-diensten sturen alles binnen enkele dagen, andere vereisen formele opvolging per aangetekende brief.
Persoonsgegevens opgeslagen door de werkgever: bewaartermijnen en verwijdering
De werkgever bewaart uw gegevens niet eindeloos. De AVG stelt bewaartermijnen die in verhouding staan tot het doel van de verwerking. Na de wettelijke termijnen die voor elke documentcategorie zijn vastgesteld, moet het bedrijf de gegevens verwijderen of anonimiseren.
Als u te lang wacht om uw recht van toegang uit te oefenen, zullen sommige stukken wettelijk zijn verdwenen.
Persoonlijke back-upstrategie
Het meest betrouwbare blijft om uw eigen archivering op te bouwen voordat u zelfs maar uw ontslag indient. Een digitale map op een persoonlijk medium (versleutelde externe schijf, persoonlijke cloudservice) met een eenvoudige mappenstructuur is voldoende.
Drie reflexen om aan te nemen:
- Download elke loonstrook zodra deze beschikbaar is op de digitale kluis, zonder te wachten tot het einde van het contract
- Bewaar een kopie van de attesten van trainingen en de certificaten die tijdens het werk zijn behaald, omdat de opleidingsinstantie deze ook kan verstrekken, maar met langere wachttijden
- Maak een back-up van de professionele e-mails die overeenkomsten over variabele beloning, bonussen of onderhandelde vertrekvoorwaarden bevestigen
Werkbestanden en intellectuele eigendom: de grens die niet overschreden mag worden
Het recupereren van uw persoonlijke administratieve documenten is een recht. Het kopiëren van werkbestanden die voor de werkgever zijn geproduceerd, daarentegen, valt onder een heel ander register. De creaties die binnen het kader van het contract zijn gemaakt, behoren toe aan het bedrijf, tenzij er een expliciete tegenstrijdige clausule is.
Dit betreft presentaties, klantendatabases, broncodes, interne documentmodellen. Zelfs na maanden van bouwen, blijft het eigendom verbonden aan de arbeidsovereenkomst. Het meenemen van een klantencontactdatabase om deze bij een concurrent te hergebruiken, kan leiden tot rechtszaken wegens oneerlijke concurrentie of zelfs datadiefstal.
De nuance ligt in de aard van het document. Een portfolio van grafische realisaties (screenshots, niet-vertrouwelijke modellen) kan worden samengesteld om uw loopbaan te valoriseren, op voorwaarde dat er geen strategische informatie wordt onthuld. Een generieke code-extract, zonder eigendomsgegevens, vormt minder problemen dan een complete bedrijfsalgoritme.
De beste praktijk is om schriftelijke toestemming te vragen voordat u vertrekt, met een duidelijke specificatie van welke elementen u wilt behouden als portfolio. Een schriftelijke overeenkomst van de werkgever biedt bescherming in geval van een latere geschil.
De verandering van werkgever schrapt uw rechten op uw persoonsgegevens niet, maar het legt een strakke tijdlijn op. Het downloaden van uw loonstroken in de loop van de tijd, het uitoefenen van uw recht van toegang onder de AVG zodra u de kennisgeving van vertrek ontvangt, en het duidelijk onderscheiden van persoonlijke documenten en bedrijfsbestanden: deze drie reflexen voorkomen de meeste administratieve complicaties die zich na de ondertekening van een nieuw contract voordoen.