Ein Mitarbeiter, der woanders unterschreibt, hat einige Tage, manchmal nur wenige Stunden, um das, was ihm gehört, von den Servern seines ehemaligen Arbeitgebers zurückzuholen. Nach Ablauf dieser Frist wird die berufliche E-Mail abgeschaltet, der Zugang zum digitalen Tresor kann sich ändern, und bestimmte Dokumente werden schwerer zu beschaffen. Zu wissen, was heruntergeladen werden muss, in welcher Reihenfolge und auf welchem Medium, macht den Unterschied zwischen einem reibungslosen Übergang und monatelangen Nachfragen bei der Personalabteilung.
Berufliche E-Mail und DSGVO: Was Sie vor dem Verlassen verlangen können
Die meisten Leitfäden zum Arbeitgeberwechsel konzentrieren sich auf die Gehaltsabrechnungen oder den Arbeitsvertrag. Oft wird vergessen, dass das berufliche E-Mail-Postfach ebenso nützliche Unterlagen enthält: Ausbildungsbestätigungen, Austausch über die Jahresziele, Empfangsbestätigungen von an die Personalabteilung gesendeten Dokumenten.
Seit einem Urteil des Kassationsgerichts vom 18. Juni 2025 (Az. 23-19.022) werden E-Mails, die über das berufliche E-Mail-System gesendet oder empfangen werden, als personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO qualifiziert. Konkret kann man ein Zugriffsrecht auf die Nachrichten ausüben, die uns betreffen, auch nach dem Verlassen des Unternehmens.
Die CNIL erinnert gleichzeitig daran, dass die namentliche E-Mail-Adresse nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters gelöscht werden muss, mit vorheriger Information über das Datum der Schließung. Mit anderen Worten, die berufliche E-Mail nach Vertragsende zu behalten, ist keine Option. Man muss vorausplanen: Nützliche E-Mails (Bescheinigungen, Kompetenzvalidierungen, mit der Vergütung verbundene Korrespondenz) vor der Abschaltung an eine persönliche Adresse weiterleiten.
Für diejenigen, die Plattformen wie myPrimobox nutzen, stellt sich ebenfalls die Frage. Zu wissen, wie Sie Ihre Dokumente bei einem Arbeitgeberwechsel aufbewahren können, erfordert eine Überprüfung des Zugriffsbereichs: Einige digitale Tresore bleiben dem Mitarbeiter zugeordnet, andere dem Arbeitgeber.
Personalakte und HR-Dokumente: Das Zugriffsrecht des Mitarbeiters
Die Personalakte umfasst die Unterlagen, die der Arbeitgeber über jeden Mitarbeiter aufbewahrt: Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen, Bewertungsbögen, Eignungs- oder Nichteignungsbescheide, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, eventuelle Disziplinarbriefe. Man denkt nicht immer daran, aber dieses Dossier bleibt auf Anfrage zugänglich, auch nach dem Ausscheiden.
Das Berufungsgericht Paris (23. März 2023, Az. 21/09288) hat bestätigt, dass das Zugriffsrecht nach der DSGVO alle Elemente der Personalakte abdeckt: Karriere, Vergütung, Bewertungen.
Welche Dokumente vorrangig zurückholen
- Die Gehaltsabrechnungen für den gesamten Beschäftigungszeitraum, einschließlich der berichtigten Abrechnungen, die für die Berechnung der Rentenansprüche und die Rekonstruktion der Karriere dienen
- Das Arbeitszeugnis und die Bescheinigung von Pôle emploi (Frankreich Arbeit), die der Arbeitgeber am Ende des Vertrags zwingend ausstellen muss
- Die Protokolle der jährlichen und beruflichen Gespräche, die nützlich sind, um ein Verantwortungsniveau zu rechtfertigen oder eine Stelle woanders zu verhandeln
- Der Abschluss aller Konten und der zugehörige Beleg, der die bei Vertragsbeendigung gezahlten Beträge formalisiert
Es zeigt sich, dass die Rückmeldungen zur Leichtigkeit des Erhalts dieser Unterlagen variieren: Einige HR-Abteilungen senden alles innerhalb weniger Tage, andere verlangen formelle Nachfragen per Einschreiben.
Vom Arbeitgeber gespeicherte personenbezogene Daten: Aufbewahrungsfristen und Löschung
Der Arbeitgeber bewahrt Ihre Daten nicht unbegrenzt auf. Die DSGVO schreibt Aufbewahrungsfristen vor, die dem Zweck der Verarbeitung angemessen sind. Nach den gesetzlichen Fristen für jede Dokumentenkategorie muss das Unternehmen die Daten löschen oder anonymisieren.
Wenn Sie zu lange warten, um Ihr Zugriffsrecht auszuüben, werden bestimmte Unterlagen rechtmäßig verschwunden sein.
Persönliche Backup-Strategie
Am zuverlässigsten ist es, bereits vor der Kündigung ein eigenes Archiv anzulegen. Ein digitales Dossier auf einem persönlichen Medium (verschlüsseltes externes Laufwerk, persönlicher Cloud-Dienst) mit einer einfachen Ordnerstruktur genügt.
Drei Reflexe, die man annehmen sollte:
- Jede Gehaltsabrechnung sofort nach ihrer Bereitstellung im digitalen Tresor herunterladen, ohne auf das Vertragsende zu warten
- Eine Kopie der Ausbildungsbescheinigungen und der während der Beschäftigung erhaltenen Zertifikate aufbewahren, da die Ausbildungsstelle diese ebenfalls bereitstellen kann, jedoch mit längeren Fristen
- Berufliche E-Mails sichern, die Vereinbarungen über variable Vergütung, Prämien oder verhandelte Abgangsbedingungen bestätigen
Arbeitsdateien und geistiges Eigentum: Die Grenze, die nicht überschritten werden darf
Seine persönlichen administrativen Dokumente zurückzuholen, ist ein Recht. Arbeitsdateien, die für den Arbeitgeber erstellt wurden, zu kopieren, fällt jedoch in eine ganz andere Kategorie. Die im Rahmen des Vertrags erstellten Werke gehören dem Unternehmen, es sei denn, es gibt eine ausdrückliche gegenteilige Klausel.
Dies betrifft Präsentationen, Kundendatenbanken, Quellcodes, interne Dokumentvorlagen. Selbst nach monatelanger Arbeit an deren Erstellung bleibt das Eigentum an ihnen an den Arbeitsvertrag gebunden. Eine Liste von Geschäftskontakten mitzunehmen, um sie bei einem Wettbewerber wiederzuverwenden, kann zu rechtlichen Schritten wegen unlauterem Wettbewerb oder sogar Diebstahl von Daten führen.
Der Unterschied liegt in der Art des Dokuments. Ein Portfolio von grafischen Arbeiten (Screenshots, nicht vertrauliche Entwürfe) kann erstellt werden, um den eigenen Werdegang zu präsentieren, solange keine strategischen Informationen preisgegeben werden. Ein generischer Codeausschnitt, ohne proprietäre Daten, stellt weniger ein Problem dar als ein vollständiger Fachalgorithmus.
Die beste Praxis besteht darin, vor dem Verlassen schriftlich um Erlaubnis zu bitten, wobei genau anzugeben ist, welche Elemente man als Portfolio behalten möchte. Eine schriftliche Zustimmung des Arbeitgebers schützt im Falle eines späteren Streits.
Der Arbeitgeberwechsel löscht nicht Ihre Rechte an Ihren personenbezogenen Daten, setzt jedoch einen engen Zeitrahmen. Die Gehaltsabrechnungen laufend herunterzuladen, sein Zugriffsrecht nach der DSGVO sofort nach der Kündigungsmitteilung auszuüben und persönliche Dokumente klar von Unternehmensdateien zu unterscheiden: Diese drei Reflexe vermeiden die meisten administrativen Komplikationen, die nach der Unterzeichnung eines neuen Vertrags auftreten können.