Un empleado que firma en otro lugar tiene unos días, a veces unas horas, para recuperar lo que le pertenece en los servidores de su antiguo empleador. Pasado este plazo, el correo profesional se corta, el acceso a la caja fuerte digital puede cambiar de perímetro, y algunos documentos se vuelven difíciles de obtener. Saber qué descargar, en qué orden y en qué soporte marca la diferencia entre una transición fluida y meses de recordatorios ante recursos humanos.
Correo profesional y RGPD: lo que puede exigir antes de irse
La mayoría de las guías sobre el cambio de empleador se centran en las nóminas o el contrato de trabajo. A menudo se olvida que la bandeja de entrada profesional contiene documentos igualmente útiles: confirmaciones de formación, intercambios sobre los objetivos anuales, acuses de recibo de documentos enviados a recursos humanos.
Desde un fallo del Tribunal de Casación del 18 de junio de 2025 (n° 23-19.022), los correos electrónicos emitidos o recibidos en el correo profesional se califican como datos personales en el sentido del RGPD. En concreto, se puede ejercer un derecho de acceso sobre los mensajes que nos conciernen, incluso después de dejar la empresa.
La CNIL recuerda, además, que la dirección de correo electrónico nominativa debe ser eliminada tras la salida del empleado, con información previa sobre la fecha de cierre. En otras palabras, mantener su correo profesional después de la finalización del contrato no es una opción. Hay que anticiparse: transferir a una dirección personal los correos útiles (certificaciones, validaciones de competencias, intercambios relacionados con la remuneración) antes de la desconexión.
Para aquellos que utilizan plataformas como myPrimobox, la cuestión también se plantea. Saber conservar sus documentos al cambiar de empleador implica verificar el perímetro de acceso: algunas cajas fuertes digitales permanecen vinculadas al empleado, otras al empleador.
Expediente personal y documentos de RRHH: el derecho de acceso del empleado
El expediente personal reúne los documentos que el empleador conserva sobre cada empleado: contrato de trabajo, adendas, fichas de evaluación, informes de aptitud o incapacidad, bajas laborales, posibles cartas disciplinarias. No siempre se piensa en ello, pero este expediente sigue siendo accesible a petición, incluso después de la salida.
La corte de apelación de París (23 de marzo de 2023, n° 21/09288) confirmó que el derecho de acceso del RGPD cubre todos los elementos del expediente personal: carrera, remuneración, evaluaciones.
Qué documentos recuperar como prioridad
- Los recibos de nómina de todo el período de empleo, incluidos los recibos rectificativos, que servirán para el cálculo de los derechos a la jubilación y la reconstrucción de la carrera
- El certificado de trabajo y la certificación de Pôle emploi (Francia Trabajo), entregados obligatoriamente por el empleador al final del contrato
- Los informes de entrevistas anuales y profesionales, útiles para justificar un nivel de responsabilidad o negociar un puesto en otro lugar
- El saldo de todo cuenta y el recibo asociado, que formaliza las sumas pagadas al finalizar el contrato
Se observa que las respuestas varían en cuanto a la facilidad de obtención de estos documentos: algunos servicios de RRHH envían todo en unos días, otros exigen recordatorios formales por correo certificado.
Datos personales almacenados por el empleador: plazos de conservación y eliminación
El empleador no conserva sus datos indefinidamente. El RGPD impone plazos de conservación proporcionales a la finalidad del tratamiento. Pasados los plazos legales previstos para cada categoría de documento, la empresa debe eliminar o anonimizar los datos.
Si espera demasiado tiempo para ejercer su derecho de acceso, algunos documentos habrán desaparecido legalmente.
Estrategia de respaldo personal
Lo más fiable es constituir su propio archivo incluso antes de presentar la renuncia. Un archivo digital en un soporte personal (disco externo cifrado, servicio de nube personal) con una estructura simple es suficiente.
Tres reflexos a adoptar:
- Descargar cada recibo de nómina tan pronto como esté disponible en la caja fuerte digital, sin esperar a la finalización del contrato
- Conservar una copia de las certificaciones de formación y de los certificados obtenidos durante el empleo, ya que el organismo de formación también puede proporcionarlos pero con plazos más largos
- Respaldar los correos profesionales que atestiguan acuerdos sobre la remuneración variable, las bonificaciones o las condiciones de salida negociadas
Archivos de trabajo y propiedad intelectual: la frontera a no cruzar
Recuperar sus documentos administrativos personales es un derecho. Copiar archivos de trabajo producidos para el empleador, en cambio, pertenece a un registro completamente diferente. Las creaciones realizadas en el marco del contrato pertenecen a la empresa, salvo cláusula explícita en contrario.
Esto incluye presentaciones, bases de datos de clientes, códigos fuente, plantillas de documentos internos. Incluso después de haber dedicado meses a su construcción, su propiedad sigue vinculada al contrato de trabajo. Llevarse una base de contactos comerciales para reutilizarla en un competidor expone a acciones legales por competencia desleal, e incluso por robo de datos.
La diferencia radica en la naturaleza del documento. Un portafolio de realizaciones gráficas (capturas de pantalla, maquetas no confidenciales) puede ser constituido para valorar su trayectoria, siempre que no se divulguen informaciones estratégicas. Un fragmento de código genérico, sin datos propietarios, plantea menos problemas que un algoritmo completo de negocio.
La buena práctica consiste en solicitar la autorización por escrito antes de irse, especificando exactamente qué elementos desea conservar como parte de su portafolio. Un acuerdo escrito del empleador protege en caso de litigio posterior.
El cambio de empleador no elimina sus derechos sobre sus datos personales, pero impone un calendario ajustado. Descargar sus recibos de nómina a medida que se generan, ejercer su derecho de acceso al RGPD tan pronto como se notifique la salida, y distinguir claramente entre documentos personales y archivos de la empresa: estos tres reflexos evitan la mayoría de las complicaciones administrativas que surgen después de la firma de un nuevo contrato.